Regulamin III Konferencji Kół Naukowych Leśników

 


§ 1 Postanowienia ogólne

1. Regulamin stanowi podstawę organizacji III Konferencji Kół Naukowych Leśników organizowanej przez Koło Naukowe Leśników z Krakowa, na terenie Regionalnego Leśnego Ośrodka Edukacji Ekologicznej "Leśnik" w Ustroniu, która odbędzie się w dniach 6-9 grudnia 2018 r. i określa prawa oraz obowiązki jego uczestników. Niniejszy Regulamin został zamieszczony na stronie www.knl.les.ur.krakow.pl, zwaną dalej stroną Konferencji. Wszelkie zmiany będą podawane do wiadomości publicznej, poprzez zamieszczenie ich na stronie Konferencji.
2. Organizatorem III Konferencji Kół Naukowych Leśników jest Koło Naukowe Leśników Wydziału Leśnego Uniwersytetu Rolniczego w Krakowie. 
3. Celem III Konferencji Kół Naukowych Leśników jest promocja i integracja środowiska studentów leśnictwa, wzmacnianie ich potencjału poprzez pogłębianie wiedzy oraz transfer wiedzy pomiędzy Uczelniami. 
4. Konferencja nie ma charakteru konkursowego.

§ 2 Opłaty

1. Udział w Konferencji dla wszystkich Uczestników nie jest odpłatny. 
2. Uczestnicy muszą opłacić cenę zakwaterowania i transportu do oraz z Konferencji. Pozostałe opłaty w tym transport w czasie Konferencji opłaca Organizator. 
3. Wysokość opłat za zakwaterowanie oraz termin zostanie podany za pomocą wiadomości e-mail na adresy uczestników.

      § 3 Warunki uczestnictwa

1. Liczba osób uczestniczących w Konferencji jest ograniczona i nie może przekraczać więcej niż 15 osób na Koło Naukowe (bez opiekuna/nów). Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest przesłanie przez Uczestnika zgłoszenia zbiorowego do dnia 31.10.2018 r. W przypadku Prelegentów należy do zgłoszenia zamieścić tytuł prezentacji oraz abstrakt. 
2. Uczestnikiem Konferencji może być student lub absolwent jednej z trzech szkół wchodzących w zakres tzw. trójporozumienia pomiędzy Wydziałami Leśnymi Uniwersytetu Rolniczego w Krakowie, Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu, który należy do Koła Naukowego Leśników (w przypadku UP w Poznaniu Koła Leśników). 
3. Uczestnikiem konferencji może być również opiekun Koła lub sekcji. 
4. Prace zgłoszone na Konferencję mogą być przedstawiane tylko i wyłącznie w formie referatów przez studentów zrzeszonych w wymienionych kołach. 
5. Zgłoszenie uczestnictwa jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

§ 4 Warunki referowania prac

1. Pojedynczy referat może mieć dowolną ilość autorów (studenci I, II i III stopnia, absolwenci). 
2. Pojedynczy referat może być wygłaszany przez 1 bądź 2 osoby, które równocześnie muszą być autorami referatu. W przypadku delegowania w zastępstwie innej osoby, która nie jest autorem pracy, należy to uprzednio zgłosić i uzgodnić z Organizatorem konferencji. 
3. Czas na przedstawienie pojedynczego referatu wraz z czasem na otrzymanie pytań i udzielenie odpowiedzi wynosi do 15 minut od chwili rozpoczęcia prezentacji.
4. Referaty nie podlegają ocenie konkursowej 
5. Podczas trwania Konferencji zostaną wygłoszone maksymalnie 33 referaty, nie więcej niż po 11 z każdego Koła. 
6. Referaty muszą być zgłoszone wraz z tytułami oraz abstraktami w karcie zgłoszenia (abstrakt tekst 2500-2600 znaków, czcionka: Times New Roman, rozmiar: 12 ) 
7. Prezentacje muszą być dostarczone przez Prelegentów do Organizatorów pierwszego dnia konferencji. 
8. Autorzy prac ponoszą wyłączną odpowiedzialność za poprawność przesłanego abstraktu. 
9. Kolejność wygłaszania prezentacji ustala Organizator.

§ 5 Rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji. 
2. Zgłoszenie rezygnacji należy przesłać na adres knl.ur.krakow@gmail.com . 
3. Wykreślenie z listy uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora. 
4. Uczestnik ma prawo delegować w zastępstwie inną osobę, niż zgłoszona. 
5. Zmiany uczestnika można dokonać najpóźniej do 2 dni przed datą Konferencji na adres knl.ur.krakow@gmail.com. 
6. Zmiana Uczestnika następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.

§ 6 Odpowiedzialność Organizatora

1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej Konferencji. 
2. Organizator ustala plan konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. 
3. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. 
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

§ 7 Odpowiedzialność Uczestnika

1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno-technicznych przedstawicieli Organizatora. 
2. Uczestnik zobowiązuje się również zastosować do wymagań Regulaminu Regionalnego Leśnego Ośrodka Edukacji Ekologicznej "Leśnik" w Ustroniu. 
3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, na którym odbywa się Konferencja.

§ 8 Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Koło Naukowe Leśników Wydziału Leśnego Uniwersytetu Rolniczego w Krakowie. 
2. Dane osobowe Uczestników przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników. 
3. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy Uczestników. 
4. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawy oraz żądanie usunięcia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji. 
5. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i video. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących w materiałach informacyjnych i promocyjnych. Osoba, która takiej zgody nie wyrazi zobowiązana jest do poinformowania o tym fakcie na adres knl.ur.krakow@gmail.com najpóźniej do 2 dni przed datą Konferencji.

§ 9 Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie. 
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 24 października 2018 r.